Un decano que preside una facultad necesita información mientras los hechos ocurren en esa casa de estudios y no después de que ocurrieron.
Lo mismo que el capitán de un barco, que necesita información mientras el buque está navegando. O el comandante de un avión, que también la necesita mientras está en vuelo y no después.
Sin embargo, la mayoría de los directores reciben la información tardía, una vez que los hechos ya han ocurrido.
Por ejemplo, reciben:
- Quejas de los alumnos (del mes que pasó)
- Gastos (del mes que pasó)
- Ausentismo de empleados (del mes que pasó)
- Llegadas tarde de los docentes (del mes que pasó)
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Qué puede hacer el decano con información post mortem
- Estar feliz si los resultados lo han beneficiado
- Estar enojado si no fue de ese modo y tomar decisiones correctivas para que no se repitan
Pero lo que pasó, pasó. Y si ocasionó una pérdida de tiempo o dinero, ya ocurrió.
¿Es esta la mejor forma en que un decano puede dirigir?
Nosotros creemos que no. Más adelante, en este mismo artículo, te presentamos una solución final a este problema que perjudica el logro de los objetivos de un decano.
El decano: 9 de cada 10 veces recibe información post mortem
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El alineamiento estratégico
Cada vez más los decanos hablan del valor de lograr que sus colaboradores y docentes se encuentren totalmente alineados con sus planes y proyectos.
Sin embargo, del dicho al hecho, hay un gran trecho. La mayoría de las veces, el alineamiento queda solo en deseos y genera frustración.
El alineamiento estratégico permite que el Plan Estratégico descienda en cascada en los diferentes niveles de una universidad.
Quien asume la decanatura de una facultad se plantea objetivos y asigna uno o más KPI (indicadores claves de desempeño) a cada uno de ellos.
El decano delega objetivos en sus directores de área y les asigna metas. A su vez, cada director define sus propios objetivos y les adjudica los KPI. Como cada director tiene uno o varios colaboradores a su cargo, delega a cada uno actividades, planes y proyectos que se convierten en objetivos con sus metas e indicadores.
¿El alineamiento estratégico es pura teoría o es real?
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Con este modelo, el decano ya no tiene más el control
Siguiendo el proceso del modelo tradicional de alineamiento expuesto en el punto anterior, la mayoría de los decanos pierden el control una vez que delegan. Si necesitan tomar una decisión, en casi todos los casos, no tienen la información disponible en tiempo real. Tienen que pedirla y solicitar informes. Es decir que dependen de terceros para saber cómo avanzan las órdenes que él ha dispuesto.
Y así, de este modo, el decano solo puede tomar decisiones tardías o basadas únicamente en su intuición. No mientras los hechos ocurren sino después.
La solución total al alineamiento
- Acordar la sincronización de los procesos con la estrategia desde la alta dirección
- Alinear objetivos en cascada en todo los niveles de la organización
- Monitorear en tiempo real, mientras los hechos ocurren (no post mortem) y no después de ocurridos
Ejemplo de la solución
Un decano ha sincronizado sus procesos con la estrategia aplicando la metodología de despliegue horizontal a través de la cual él ha definido sus objetivos e indicadores.
Para uno de sus objetivos, delegó el logro de metas a dos de sus directores de área quienes -aplicando la metodología de la alineación vertical en cascada- desplegaron actividades que deben ser cumplidas por cada uno de sus colaboradores, quienes crearon sus indicadores.
Utilizando su licencia full del software 100% web, el decano monitorea el avance de la ejecución de metas de cada director de área y de las actividades de cada empleado.
Este modelo es aplicable tanto en organizaciones públicas como privadas.
Como se puede apreciar en la tabla que antecede, el decano logra monitorear y dar seguimiento al avance de la gestión en su facultad en tiempo real. Y también en tiempo real puede hacer modificaciones en el software para cambiar objetivos, metas, planes, proyectos, etc.
Cada colaborador o empleado, a su vez, cuenta con una licencia Viewer gratis y puede ver en el acto el estado de avance de sus actividades, tareas, planes, proyectos, objetivos e indicadores y las modificaciones que el decano o el director del área introducen en el software.
Todo en tiempo real, sin reuniones, todo online.
El software 100% web impulsa la automotivación
El empleado o colaborador puede ver sus resultados cada día. Sabe que su director de área o el decano recién lo van a ver el último día del mes.
A la mayoría de las personas no les agrada tener su trabajo en rojo. Y mucho menos que ese color rojo -que refleja el estado de su gestión- sea visto por su superior. Esta es justamente la forma en que el software 100% web impulsa a los colaboradores a automotivarse y mejorar su performance.
Así, el alineamiento se cumple realmente y no que queda solo en un concepto teórico.
9 de cada 10 decanos reciben información post mortem
Cuando reciben los informes, estos contienen indicadores que muestran lo que ya pasó. Pero cuando algo ya pasó, si el resultado no es el esperado, solo se pueden tomar medidas para que en el futuro no vuelva a suceder. El daño provocado ya es irreparable. Se podrá ocultar o mejorar, siempre a costo de tiempo, gente y dinero.
Sin embargo, si se hubiera advertido mientras los hechos ocurrían, la historia sería otra.
Cuál es la alternativa para tomar mejores decisiones
- Recibir la información mientras los hechos ocurren
- Recibir alertas que ayuden a tomar decisiones
Si un indicador vital asume el color rojo, el decano recibe una alerta en su teléfono celular, en su tablet, en su PC o en su e-mail en el acto. De este modo, con el software 100% web, puede tomar decisiones mientras los hechos ocurren.
Él visualiza la información que requiere para mejorar la calidad de la toma de sus decisiones mientras los hechos van ocurriendo.
¿Conoces una universidad a la cual hoy le está yendo bien y con excelentes resultados?
Imagina si sus decanos y directores comienzan a tener información en tiempo real. Piensa qué puede llegar a ocurrir si esa universidad implementa el software 100% web. Qué sucederá si su rector, decanos y directores pueden vincular a todas sus sedes en todo el país por internet, recibiendo información mientras las facultades están en pleno funcionamiento.
Lo mismo puede ocurrir en una organización pública que vincule a todas sus dependencias de todo el país y sus funcionarios puedan acceder a la información mientras los hechos ocurren.
Y también en una PyME o una empresa o industria grande, porque pueden vincular por Internet a todas sus sucursales de todo el país. Porque sus gerentes logran acceder a la información mientras los hechos ocurren.
Utilidad del software 100% web
Cada decano personaliza su dashboard
Lo arma tal como necesita verlo:
Se analiza el desempeño de todos
El decano analiza todo lo que ocurre con cada director de área, empleado o colaborador en cada oficina, sede, sucursal o ciudad. Y lo hace en tiempo real conectado a Internet.
Esta pantalla permite analizar los resultados de cada responsable a través de dos indicadores:
- El avance al día, mientras los hechos ocurren
- Los resultados acumulados en el período
Esta información online no la tienen la mayoría de los decanos. Pero tenerla ayuda a mejorar la universidad y crea una valiosa ventaja competitiva.
Creación o mejora del Balanced Scorecard con un Mapa Estratégico dinámico
En este tipo de BSC, cuando un indicador cambia de estado, automáticamente cambia el color en el Mapa Estratégico porque es dinámico.
Cada objetivo tiene dos KPI (indicadores clave de desempeño):
- Uno muestra el estado actual mientras los hechos pasan
- El otro muestra el estado acumulado del avance de ese objetivo
Creación o mejora del POA (Plan Operativo Anual)
Permite monitorear la gestión del desempeño de cada decano o director de área y colaborador en todo el país en tiempo real.
También presenta dos KPI del desempeño de cada persona:
- Uno muestra el estado actual, mientras los hechos pasan
- El otro muestra el estado acumulado de su gestión
Beneficios del software
- Funciona en Internet, es 100% web
- Se instala en 16 horas y queda funcionando en el servidor de la organización que lo compra o lo renta (alquila)
- Los indicadores no se ingresan manualmente sino que los datos se capturan automáticamente (SQL, ORACLE, etc.)
El software 100% web es necesario en:
- Empresas: Para conectar por Internet todas sus sucursales, oficinas y plantas en todo el país y mostrar todos los indicadores de cada director, gerente o colaborador
- Universidades: Para conectar por Internet todas sus facultades y sedes en el país y mostrar todos los KPI de cada decano, funcionario o docente
- Organizaciones públicas: Para conectar por internet todas las sedes y oficinas en el país y mostrar indicadores de cada funcionario
Estés donde estés, verás los KPI en el acto en un teléfono móvil, en una tablet o en una PC.
Verás la información mientras los hechos ocurren y no post mortem cuando ya ocurrieron.
Mejorarás la calidad de la toma de decisiones y aumentarán los resultados de tu gestión.
Sin compromiso
Si quieres, puedes recibir información del valor de compra o renta del software 100% web.
También puedes ver cómo acceder gratis a licencias Viewers.
Valor y licencia gratis:
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Alianza estratégica en tu ciudad
Si eres consultor, quizá te interese ayudar a tus clientes a mejorar recibiendo información en tiempo real, mientras los hechos ocurren y no post mortem después de que pasaron.
Si te interesa y si deseas trabajar en equipo con el Prof. Mario Héctor Vogel, puedes participar de una alianza estratégica.
Solicita información: http://www.tablero-decomando.com/socios/formulario.asp?F=882
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